Je možné zaplatit konferenční poplatek na konci roku i když samotná konference se uskuteční až následující rok?

Konferenční poplatek je mimo cestovních výdajů součást prokazovaných výdajů na zahraniční pracovní cestu. Je možno jej hradit až po schválení zahraniční pracovní cesty vedoucím pracovníkem formou potvrzeného cestovního příkazu. Výjimku tvoří konferenční poplatky na on-line zahraniční akce.

Tyto náklady mohou být uznány pouze v případě časového rozlišení. V rámci čerpání běžného roku (na konci), nemohou být uznány, jelikož nelze z účelové podpory daného roku hradit výdaje příštích období (následující rok).

Výjimkou by mohl být případ, kdy byl konferenční poplatek zaplacen na konci roku přímo účastníkem a k zaúčtování do nákladů projektu by došlo až v rámci cestovního příkazu a vyúčtování cesty. V tomto případě by bylo vhodné přiložit (k ostatním dokladům) výpis z účtu a čestné prohlášení účastníka, že dané položky zaplatil. Tuto eventualitu je třeba brát jako výjimečnou, po dohodě s vedoucím pracovníkem, a je nutné zabezpečit její soulad s účetními a daňovými přepisy.